Om Excel

Excel är världens mest spridda kalkylprogram och används bl.a. för att analysera affärsdata, skapa diagram och utföra komplexa beräkningar. Excel är en Microsoftprodukt och ingår i MicrosoftOffice.

I Excel finns mängder av inbyggda verktyg såsom pivottabeller, sök- och filtreringsfunktioner, villkorsstyrd formatering och diagram. För den som använder Excel 2010 finns också det mycket kraftfulla analysverktyget PowerPivot, som gör det möjligt att koppla samman data från flera olika källor och snabbt analysera stora mängder data direkt i Excel. För den som vill visualisera data grafiskt finns PowerView, som visar grafiska presentationer av stora datamängder lika snabbt som PowerPivot analyserar data i tabellform.

Excel ger även användaren möjlighet att programmera eller skapa makron i VBA (Visual Basic for Applications) samt hämta data från databaser och textfiler.

Historik

Första versionen av Excel släpptes 1985 för Mac och den första Windows-versionen kom i november 1987. Programmeringsspråket VBA fanns med i Excel för första gången 1993 och ger användare möjlighet att automatisera återkommande moment genom att spela in makron eller skriva makron själv i VBA. 1995 släpptes den första versionen av Microsoft Office där Excel sedan dess varit en integrerad del.

Nya versioner av programmet har kommit ca vartannat, vart tredje år och de vanligaste versionerna för PC idag är Excel 2003, Excel 2007 samt Excel 2010.

Programmering i Excel

Genom språket VBA är det möjligt att både spela in händelser och att på egen hand programmera i Excel. Detta gör att ens Excelmallar i stort sett kan fungera som vilket annat program som helst. Genom att använda kontroller och formulär kan man skapa säkra användarvänliga applikationer med tillgång till all inbyggd funktionalitet i Excel.

Förutom VBA finns också VSTO, Visual Studio Tools for Office, som gör det möjligt att programmera mot Excel och få hela objektsmodellen tillgänglig i Visual Studio.

Excel som BI-verktyg

Med hjälp av PowerPivot för Excel 2010 kan du själv skapa BI-verktyg som passar just din verksamhet.

PowerPivot är en addin till Excel och är ett mycket kraftfullt verktyg för att koppla samman och analysera data från flera olika datakällor (dvs. skapa ditt eget Data Warehouse i Excel). Med PowerPivot är du inte begränsad till antalet rader i Excel. Du kan snabbt analysera mycket stora mängder data.

Om du dessutom lägger till PowerView kan du med några knapptryckningar skapa interaktiva diagram, KPI:er och andra grafiska presentationer som möjliggör analyser på ett överskådligt och enkelt sätt.

Microsoft kallar det Self Service Business Intelligence och det är precis vad det är. Dessutom är det gratis. Du kan ladda ned PowerPivot från Microsofts hemsida.

Excel och databaser

I Excel kan externa datakällor, t.ex. databaser,textfiler och andra Excelfiler,användas för att lagra information. Om man är många användare av samma Excelfil eller om flera enheter i organisationen har varsin version av samma mall har man ofta mycket att vinna på att koppla Excel mot en databas. Detta gör att Excel kan hanteras som ett rent gränssnitt utan risk att användaren förstör eller förändrar något kritiskt. Man får också en enda mall och därmed ett enda ställe att göra förändringar på.

En databaskoppling tillsammans möjligheten att programmera egna funktioner i VBA gör att Excel kan användas för att skapa säkra och effektiva fleranvändarsystem med ett gränssnitt som användarna är vana att arbeta i.

Integrera Excel med andra system

På senare år har de flesta affärssystemsleverantörer skapat exportfunktionalitet till Excel för att möjliggöra vidare analys av data. Dessa exportfiler kan man bygga vidare på och skapa automatiserade rapporter, grafiska presentationer och analyser eller presentera data på webben via t.ex. SharePoint. I många fall går det även att importera Exceldata direkt in till affärssystemet, vilket kan spara mycket tid vid t.ex. import av budget och prognos.

Det finns också möjlighet att integrera Excel med andra system i verksamheten, t.ex. lönesystem, PA-system och CRM-system.

Rapporter

Excel är det perfekta verktyget för att skapa rapporter oavsett om du vill analysera siffrorna direkt eller om du vill skapa en grafisk överblick över verksamhetens resultat. Kraftfulla verktyg i Excel är bl.a. pivotrapporter, PowerPivot och PowerView, villkorsstyrd formatering, minidiagram och utsnitt (slicers). Om data hämtas in direkt från affärssystemet slipper du det manuella arbetet och du vet att du alltid tittar på rätt siffror.

Budget och prognos

Använder ni Excel som verktyg för budget och prognos? Ni är inte ensamma. Genom att använda sig av några av de tekniker som vi beskrivit ovan kan budget- och prognosarbetet underlättas avsevärt. Genom att lagra data i en databas istället för i en Excelfil för varje del i verksamheten kan man utgå från en enda budgetmall i Excel. Det sparar mycket tid när man behöver göra ändringar i mallen eftersom man bara behöver göra det på ett ställe. Det underlättar också mycket vid sammanställningar på t.ex. avdelnings- eller bolagsnivå. Man kan också automatiskt hämta in jämförelsedata såsom föregående års budget, föregående prognos och ackumulerat utfall. Budget och prognos kan dessutom importeras direkt in i affärssystemet.