Nyhetsbrev

Med förhoppning om ett spännande 2010 kommer 2009 års sista nyhetsbrev, som innehåller lite tankar om projektarbete och analys av projekt. Vår produkt XLTime har utökats med ett webbgränssnitt som driftsätts i dagarna.

Vi vill återigen tipsa om vårt forum, excelforum.se

Trevlig vinter!

Att arbeta i projektform är en populär och ofta effektiv metod i de flesta branscher. Genom att kunna koppla kostnader och intäkter till ett projekt snarare än endast avdelning, konto, mm skapas en mer målfokuserad organisation och möjlighet till tydligare analyser och nyckeltal.

Vad gör vi då med denna populära arbetsform?

Naturligtvis gör vi projekt av allt, och försöker arbeta i projektform i allt, eller i alla fall nästan allt. Detta gör att projekt kan se väldigt olika ut, ha helt olika syften, budget och mål. Kalla kompetensutveckling eller administration för projekt så har du även projekt utan mål. (För vad är tidsbestämningen för administration - när är vi klara?)

Oavsett antal projekt så står de flesta inför valet att styra sina projekt med någon form av systemstöd. Har vi många, stora, olika eller komplexa projekt är det möjligt att vi letar efter ett systemstöd som kan hantera allt. Möjligt men fel.

Gör istället följande:

1. Minimera planeringen
   Ta fram ett system som stödjer endast de gemensamma kritiska delarna ur er projektprocess.
2. Gör projektstödet flexibelt
   Låt projekten gå utanför ramarna och utveckla ert systemstöd vid behov. Genom att identifiera alla viktiga möjliga delar i processen och efter hand skapa valfria moduler/bilagor för dessa kan projektledare nyttja systemet utifrån behov snarare än tvång.
3. Rapportera allt på intäktsdrivande projekt, minimera OH
   Försök att hantera projektrelaterad administration, interna projektmöten mm som en del av projekten. Även då dessa inte är debiterbara gör detta att projektens resultat blir mer rättvisande vid utvärdering. Ha inga slaskprojekt.
4. Följ upp på ett gemensamt nyckeltal
   Se till att alla projekt har ett mätvärde som tål jämförelser oavsett projektlängd, total intäkt mm(t.ex. vinst per arbetad timme)

Vi på ExcelSpecialisten har tagit fram diverse stöd för projektplanering och uppföljning av projekt åt bl.a. Wenell, SKF, Lunds energi mm. Dessa stöd tillsammans med vårt tidsredovisningssystem XLTime gör att projektformen som arbetssätt blir mycket mer smidig.

Vi visar gärna er hur ni kan bli effektivare i ert projektarbete.

Jesper Jonsteg
Marknadschef ExcelSpecialisten

Här finns utdrag över vad som händer på kontoret. Läs mer på http://www.excel-specialisten.se/?tabname=Nyheter.

XLTime med webbgränssnitt

Vårt systerbolag XLS har tagit fram ett webbgränssnitt för XLTime vilket gör att våra kunder nu kan erbjudas den effektiva kombinationen av distribution via webben och analys i Excel.

Nyanställning

Det går bra för ExcelSpecialisten och vi har därför haft möjligheten att rekrytera.

Uppföljning av IT-kostnader

Vi har utvecklat ett system för mätning och analys av datorkostnader för Kungsbacka kommun.

Varningar via mail

Vi har tagit fram en modul för automatisk generering av mail från våra system för att varna/informera om kritiska händelser. Man behöver alltså inte ens använda våra system för att ha nytta av dem.

Krångliga formler

Tillhör du dem som skapar hemska formler som är omöjliga att förstå veckan efter när du vill uppdatera dem? Du borde naturligtvis kommentera dina formler! Detta kan naturligtvis göras på flera olika sätt.

Ett ganska obskyrt sätt är att använda den mindre vanliga funktionen N som är en gammal rest från tidigare versioner av Excel. I Excelhjälpen kan man läsa om funktionen: ”Konverterar tal som inte är tal till tal, datum till serienummer, SANT till 1 och allt annat till 0.” Det betyder hur som helst att om du lägger in

+N(”Detta är min kommentar till denna krångliga formel”)

så kommer detta inte att påverka formelns resultat, men det kan fungera som värdefull information vid uppdatering av formeln.

I Excel 2003 får en formel maximalt innehålla 1024 tecken. i Excel 2007 kan man använda hela 8192 tecken i en formel.

Unika poster

Om du vill ta fram en lista med unika poster gör du det absolut enklast med hjälp av en pivottabell. Det kan tyckas omständligt att använda en pivottabell för ett så pass elementärt behov, men det krävs inte många tryck för att få fram din lista.

Markera din lista. Skapa pivottabellen. Dubbelklicka på ditt fält. Klart!

Kopiera listan till din plats.