Nyhetsbrev

Hej

Då var det dags för höstens nyhetsbrev från ExcelSpecialisten. Jesper Jonsteg, ny VD på ExcelSpecialisten och XLS inleder först med några ord om "Konstnaden för att ha kompetent personal".

Därefter presenteras lite nytt om vad som händer på kontoret samt nyheter kring höstens spännande utbildningar. Slutligen följer som vanligt lite nyttiga tips i Excel och Calc.

Trevlig höst önskar vi på ExcelSpecialisten!

Konstnaden för att ha kompetent personal

Har ni varit med om något av följande?

1. Vi har en excelmall som växt oss ur händerna
2. Den som gjorde vårt verksamhetskritiska excelsystem har slutat
3. Vi har väldigt många versioner av en excelfil som det egentligen bara borde finnas en av
4. En person gjorde ett bra verktyg som nu flera andra använder, ingen vet hur vi skall underhålla detta
5. Vi har en stor excelfil som många personer använder men i olika syfte

Är svaret nej, välkommen på excelkurs.

Är svaret ja?

Ni har troligtvis en eller några personer som är mycket duktiga på excel, kanske självlärda, kreativa problemlösare med god insikt i er verksamhet. Dessa personer bygger lösningar som de själva har nytta av. Därefter börjar de närmsta kollegorna kanske använda mallen. Till slut ser någon från en annan avdelning lösningen och de börjar också, kanske efter lite anpassningar, att använda den.

Grattis! Ni har nu ett IT-system som är utvecklat av en person som eventuellt saknar systemutvecklingkompetens, ett system som inte är kvalitetssäkrat eller validerat, ett system som det finns flera versioner av, ett system som troligtvis innehåller fel.

Som tur är finns det sätt att hantera dessa problem.

• Använd lager:
  Bygg era lösningar så att presentation (GUI) och information (data) ligger separat. Detta gör att flera gränssnitt kan använda samma data. Löser punkt 3 ovan.
• Hantera övergången från en användare till några användare:
  Så fort en lösning skall användas av några få användare så behöver alla dessa veta allt om hur lösningen är uppbyggd och vilka förenklingar/fel som är acceptabla. Löser punkt 4.
• Hantera övergången från få användare till många användare:
  Dess lösningar måste ofta struktureras om och valideras. För ett större system kan inte alla användare veta hur beräkningar m.m. fungerar. Därför måste allt vara rätt och intuitivt. Systemet behöver dokumenteras och kvalitetsäkras. Löser punkt 2.
• Bygg flera olika gränssnitt:
  Isället för att göra en enda stor fil som många skall använda så är det bättre att bygga flera gränssnitt, t.ex. en för varje användartyp. Gränssnitten kan använda samma datakälla men ligga i olika filer. Detta löser punkt 5.
• Gör rätt från början:
  Genom att ha använda principerna ovan redan när man utvecklar sin första version av excelfilen så minimeras risken för att excelfilen kommer växa utom kontroll. Löser 1 ovan.

ExcelSpecialisten erbjuder sina kunder att ha workshops kring dessa s.k. ”Best Practises i Excel”

Vid intresse för denna typ av workshop, skicka då ett mail till info@excel-specialisten.se eller kontakta oss på telefon: 031-340 44 00.

Trevlig höst!

Jesper Jonsteg
VD ExcelSpecialisten

Här finns utdrag över vad som händer på kontoret. Mer finns att läsa på vår Nyhetssida.

Höstens kurser

Du har väl inte glömt anmäla dig till någon utav höstens spännande kurser som pågår för fullt hos ExcelSpecialisten? Vi tillhandahåller kurser i såväl Göteborg som i Stockholm. För mer information se vår hemsida eller kontakta oss på: utbildning@excel-specialisten.se alternativt tel: 031- 340 44 00.

Valideringssystem för Storel

ExcelSpecialisten har tagit fram ett valideringssystem åt Storel AB. Med i projektet har även exjobbare från Chalmers Tekniska Högskola medverkat.

Webbaserad tidsredovisning

ExcelSpecialisten och XLS lanserar nu sin webbaserade lightversion av XLTime. Den mindre versionen av systemet är fokuserad på inmatning av tid för projekt och innebär inga installationer utan allt administreras av oss. Mer information finns att läsa på vår sida om XLTime.

Du kan hitta följande och många fler tips på Excelspecialistens tipssida.
Söker du svar på ett speciellt exelproblem prova då lägga ut en fråga på vårt Excelforum.

Använda Wildcard-tecken i funktioner

Visste du att du kan använda Wild Card-tecken i villkorsfunktioner? Wildcard-tecknet består av “*” eller “?” så vill du exempelvis räkna antalet förekomster av text som innehåller ”träd” så kan du skriva =ANTAL.OM(A:A;"*träd*"). Det går även att använda “?” om du letar efter något specifikt tecken, ett per frågetecken.

Ex =SUMMA.OM(A:A;"??500*";B:B). Summera från rader i A med allt som börjar med 2 tecken och därefter 500 och avslutas med något eller inget. Villkorsfunktionerna SUMMA.OM och ANTAL.OM är inte skifteslägeskänsliga.

Använda bevakningsfönster

En av de mest centrala fördelarna med att använda Excel kalkylunderlag är att man via parametrar kan simulera uträkningar. Många gånger hamnar dessa parametrar (indata) på andra bland än resultatet (utdata) och då kan det vara bra att använda ett bevakningsfönster för att följa centrala cellers värde.

Med bevakningsfönstret kan du också förflytta dig till dina bevakade celler. Om du har lagt till bevakningar i en arbetsbok så ligger dessa kvar även om du temporärt stänger ner bevakningsfönstret.